Propojení systému Klasifikace s elektronickými spisovými službami (eSSL)

Od 1. ledna 2027 musí všechny ZUŠ vést spisovou službu výhradně elektronicky v elektronickém systému spisové služby (eSSL).

Software Klasifikace aktivně pracuje na implementaci rozhraní pro propojení s elektronickými systémy spisové služby (eSSL) v souladu s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).
Díky tomu bude možné napojit Klasifikaci nejen na jeden konkrétní systém, ale na více eSSL, které splňují požadavky standardu.

V současné době probíhají práce na napojení se systémem e-spis LITE, GINIS, TESS které patří mezi nejrozšířenější eSSL mezi ZUŠ. Propojení by ale mělo být možné i s jinými eSSL, které splňují (NSESSS).

Cílem je umožnit školám automatizovaný přenos dokumentů (např. přijímací řízení, katalogy, třídnice atd.) přímo z Klasifikace do jejich eSSL, a tím výrazně zjednodušit výkon spisové služby od roku 2027.

Tento přehled shrnuje povinnosti, rizika, doporučení a konkrétní kroky, které musí ředitel školy zajistit.

1️⃣ Výběr a pořízení eSSL

• eSSL nemusí být atestovaný, ale musí splňovat legislativu
• odpovědnost za soulad nese škola, ne dodavatel
• Klasifikace bude umožňovat přenos dat u eSSL, které se budou držet NSESSS
• pořídit eSSL si škola může samostatně nebo může využít řešení zřizovatele

Co musí eSSL umět (minimální povinnosti):

• automatický příjem dokumentů z datové schránky a e-mailu
• vedení jmenného rejstříku,
• evidence dokumentů a spisů,
• workflow vyřizování,
• elektronické podepisování a časová razítka,
• výpravna (odesílání dokumentů),
• skartační řízení včetně tvorby SIP balíčků.

Dodavatelé mají omezené kapacity → nečekat na poslední chvíli.

Legislativní rámec – spisová služba ve školách vychází z těchto předpisů:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS)
• Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
• GDPR
• eIDAS 2

2️⃣ Co musí ZUŠ evidovat v eSSL

V rámci výkonu spisové služby jsou evidovány dokumenty v minimálním rozsahu:

• dokumenty trvalé hodnoty (matriky, katalogové listy)
• dokumenty vyplývající z právních předpisů (inspekční zprávy, přijímací řízení, doklady o povinné školní docházce, třídní knihy…)
• dokumenty správního řízení
• dokumenty ve spisu žáka/studenta

3️⃣ Implementace eSSL – co musí ZUŠ udělat

1. Implementační analýza

• stanovit administrátora systému – odpovědný za technické nastavení, role, oprávnění
• stanovit metodika eSSL – osoba, která bude hlídat správnost procesů (může být i externí)
• nastavení rolí a oprávnění (kdo bude mít na starosti podatelnu – většinou sekretariát školy, kteří vedoucí pracovníci budou vyřizovat dokumenty, učitelé v rámci správního řízení – přijímačky)
• nastavení identifikátorů, čísel jednacích, spisových značek
• napojení na infrastrukturu školy

2. Integrace na eGovernment

• datové schránky, registry, Czech POINT
• Každý dokument, který škola odešle v digitální podobě, musí být podepsán – kvalifikovaným elektronickým podpisem (každý pověřený pracovník musí mít vlastní) a kvalifikovaným časovým razítkem (mělo by být součástí eSSL)

3. Převod dat ze stávajících evidencí

• pokud škola vede elektronické podací deníky
• převod listinných dokumentů do digitální podoby musí být proveden autorizovanou konverzí (Czech POINT) nebo převodem dle § 69a (interní převod s předepsanými náležitostmi)

4. Školení uživatelů

• klíčovou součástí nasazení eSSL musí být vyškolení uživatelů a předání uživatelské dokumentace

5. Řešení skartačního řízení stávajících listinných dokumentů

• až po zavedení eSSL – bude třeba upravit spisový řád a skartační plán

4️⃣ Co musí ZUŠ zveřejnit na webu školy

Podmínky pro příjem dokumentů:

• oficiální e-mail pro podání,
• ID datové schránky,
• adresa podatelny,
• úřední hodiny,
• seznam přijímaných formátů,
• seznam přijímaných nosičů.

5️⃣ Kdo poskytuje metodickou podporu

• Státní oblastní archiv kontroluje výkon spisové služby u škol.
• Střední článek podpory poskytuje metodickou pomoc.
• MŠMT a MVČR připravují metodický pokyn.